COME FARE UNA SEGNALAZIONE INTERNA
Il segnalante, collegandosi all’apposita piattaforma web, deve fornire, attraverso un percorso standard con inserimenti obbligati, tutti gli elementi utili a consentire al Presidente dell’Organismo di Vigilanza di procedere alle dovute e appropriate verifiche e accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.
È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.
Le segnalazioni saranno prese in considerazione solo se adeguatamente dettagliate e circostanziate, se prive di manifesta portata strumentale ed emulativa, diffamatoria o calunniosa.
Non sono meritevoli di tutela le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci o contenenti informazioni che il segnalante sa essere false.
Al termine dell’inserimento della segnalazione, il sistema genera in automatico un codice numerico che permette al segnalante di:
- accedere direttamente alla segnalazione;
- visualizzare lo stato di avanzamento della segnalazione;
- interloquire con il Presidente dell’Organismo di Vigilanza;
- inserire/allegare ulteriori informazioni/dati che ritiene utili a completamento della segnalazione e/o richiesti dal Presidente dell’Organismo di Vigilanza.
È onere del segnalante:
- prendere correttamente nota del codice numerico e conservarlo con cura;
- provvedere alla consultazione periodica della segnalazione sulla piattaforma web al fine di verificare il riscontro dato alla stessa.
In caso di smarrimento, il codice numerico non potrà essere recuperato o duplicato in alcun modo e quindi il segnalante sarà tenuto a effettuare una nuova segnalazione.
La piattaforma web, attraverso l’utilizzo della crittografia, garantisce la sicurezza dei dati comunicati per tutte le evidenze documentali e multimediali fornite in fase di inserimento delle segnalazioni.
La segnalazione, inoltrata attraverso la piattaforma web, sarà inviata automaticamente al Presidente dell’Organismo di Vigilanza, unico destinatario in grado di ricevere e gestire la segnalazione.
La segnalazione può essere inviata al Presidente dell’Organismo di Vigilanza anche attraverso posta ordinaria (in busta chiusa) al seguente indirizzo:
Cancellotti Srl – Presidente Organismo di Vigilanza 231,
Strada Fabrianese, 1 – 06134 Perugia (PG).
In tal caso il segnalante:
- dovrà specificare sulla basta la dicitura “SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING”, al fine di consentire la protocollazione direttamente sulla busta (senza aprirla);
- non dovrà indicare i propri dati identificativi sulla busta stessa.
La busta (chiusa), espletate le procedure di protocollazione, verrà poi inserita, dal personale dell’ufficio Protocollo, in una seconda busta, chiusa e inviata per posta al Presidente dell’Organismo di Vigilanza nel più breve tempo possibile.
Laddove la segnalazione appare, ad una prima valutazione sommaria, di eventuale rilevanza sul piano 231, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza informa l’Organismo di Vigilanza.
Qualora la segnalazione interna sia presentata a un soggetto diverso dal Presidente dell’Organismo di Vigilanza, attraverso qualsiasi diverso canale, il ricevente dovrà trasmetterla, entro sette giorni dal suo ricevimento, al Presidente dell’Organismo di Vigilanza, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante. In tal caso, al fine di godere delle tutele previste dal D.lgs. n. 24/2023 (cfr. tutela del segnalante), il segnalante dovrà specificare nell’oggetto che trattasi di “SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING”.