Informativa Privacy Whistleblowing

CANCELLOTTI SRL

Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del Reg. UE 679/2016 Segnalazione Illeciti (Whistleblowing) Informativa Segnalanti/ Persone coinvolte Rev. Nr. 1 Data Rev. Data Ed. 09/02/2023 23/02/2024 La presente informativa ha lo scopo di fornirle, in maniera semplice e trasparente, tutte le informazioni utili e necessarie nella gestione del trattamento dati connessi al whistleblowing. In ottemperanza alla normativa di cui agli artt. 13 e 14 del GDPR, forniamo le informazioni relative al Trattamento dei Suoi Dati Personali, con l’indicazione precisa dell’uso che ne viene fatto, dei soggetti con cui vengono condivisi, nonché dei Suoi diritti. Titolare del Trattamento (di seguito Titolare) Cancellotti Srl P.IVA/CF: 02777130549 – Via Fabrianese 1 - 06134 Ponte Valleceppi Perugia - Italia Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) nominato dal Titolare Innovation Lab Srl – Piazza del Popolo, 18 – 00187 Roma – dpo@innlab.it Soggetti Interessati Segnalanti/segnalati/Persone coinvolte a vario titolo nella segnalazione. Fonte dei Dati -  Forniti dal segnalante; -  Rilevabili da informazioni contenute nella segnalazione; -  Rilevabili da atti e documenti a allegati alla segnalazione; -  Raccolte nel corso di attività istruttorie volte a verificare la fondatezza di quanto segnalato. Tipologia di dati trattati La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali c.d. “comuni” (nome, cognome, ruolo lavorativo, ecc.), nonché può dar luogo, a seconda del contenuto delle segnalazioni e degli atti e documenti a queste allegati, a trattamenti di dati personali c.d. “particolari” (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale, di cui all’art. 9 GDPR) e di dati personali relativi a condanne penali e reati (di cui all’art. 10 GDPR). Finalità I dati forniti per segnalare presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro, servizio o fornitura con il Titolare verranno trattati per gestire tali situazioni. In particolare: (a)  Effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti indicati; (b)  Attivare le procedure di tutela giudiziaria e/o disciplinare connessa alla segnalazione anche mediante comunicazione alle Autorità competenti qualora in presenza di violazioni delle normative applicabili, nonché trasmettere i dati a fronte di ordine cogente delle medesime Autorità; (c)  Difesa o accertamento di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali. Base giuridica Per le finalità a) e b) la base giuridica è l’Adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa comunitaria (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR); Per la finalità c) la base giuridica è il legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR). Il trattamento di eventuali dati particolari è connesso alla difesa di un diritto (art. 9, par 2, lett. f) del GDPR). Natura del conferimento dei dati Il decreto legislativo 10 marzo 2023 n. 24, noto come “Decreto Whistleblowing”, prevede l'obbligo per i soggetti privati di introdurre delle procedure interne in grado di consentire all'interessato di effettuare le segnalazioni degli illeciti in modo da avere la certezza che queste rimangano riservate. Naturalmente la garanzia di riservatezza presuppone che il segnalante renda nota la propria identità. Ad ogni modo è consentito effettuare Segnalazioni Whistleblowing Anonime. Periodo di conservazione dei dati personali Le segnalazioni e la documentazione relativa sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni decorrenti dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, salvo su procedure pendenti. Eventuali dati personali non utili al trattamento di una specifica segnalazione, se accidentalmente raccolti sono cancellati immediatamente. Modalità del Trattamento: I dati personali saranno trattati anche con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti. Il Titolare ha adottato idonee misure per garantire che i dati forniti vengano trattati in modo adeguato e conforme alle finalità per cui vengono gestiti e nel rispetto delle previsioni normative in materia di protezione dei dati personali, dell'art. 6 del D.Lgs. 231/2001 come modificato dall'art. 2 della L. n. 179/2017 e delle disposizioni di cui al D.Lgs. 24/2023. Soggetti autorizzati a trattare i dati L'identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, a sua tutela, solo il Gestore della Segnalazione nominato dal Titolare è in grado di associare le segnalazioni all’identità del segnalante sempreché lo stesso l’abbia rivelata. Qualora esigenze istruttorie richiedano che altri soggetti, all’interno dell’Organizzazione, debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione o della documentazione ad essa allegata, non verrà mai rivelata l’identità del segnalante, né verranno rivelati elementi che possano, anche indirettamente, consentire l’identificazione dello stesso. Tali soggetti, poiché potrebbero comunque venire a conoscenza di altri dati personali, sono comunque tutti formalmente autorizzati al trattamento e a ciò appositamente istruiti e formati, nonché tenuti a mantenere il segreto su quanto appreso in ragione delle proprie mansioni, fatti salvi gli obblighi di segnalazione e di denuncia previsti dalla Legge. La protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante. Le tutele non sono garantite quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’Autorità ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave; in tali casi alla persona segnalante o denunciante sarà inoltre applicata una sanzione disciplinare. Responsabile del trattamento Il Titolare si avvale di Applico Digital Lab Srl, in qualità di partner tecnologico, al quale è affidata la gestione del sistema informativo di archiviazione ed è designato per questo Responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679. Categorie di destinatari dei dati personali I suoi dati personali e quelli delle persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché delle persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate, non saranno oggetto di diffusione, tuttavia, se necessario, possono essere trasmessi alle Autorità competenti su richiesta delle medesime che li tratteranno in qualità di Titolari autonomi. Comunicazioni dell’identità del segnalante Nell’ambito dei procedimenti penali eventualmente istaurati, l’identità del segnalante sarà coperta da segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p. Nell’ambito di procedimenti dinanzi alla Corte dei conti, l’identità del segnalante non sarà comunque rivelata sino alla chiusura della fase istruttoria. Nell’ambito dei procedimenti disciplinari, l’identità del segnalante non sarà rivelata in tutti i casi in cui la contestazione dell’addebito disciplinare si fondi su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa, mentre potrà essere rivelata laddove concorrano, insieme, tre presupposti, ovverosia (a) che la contestazione si fondi, in tutto o in parte, sulla segnalazione, (b) che la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato e che (c) il segnalante abbia espresso un apposito consenso alla rivelazione della propria identità. In tali circostanze al segnalante verrà fornita specifica informativa sul trattamento dei dati e relativo modulo di raccolta dei consensi. *** DIRITTI DELL'INTERESSATO Nel caso in cui l’interessato sia la Persona Coinvolta, i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR non potranno essere esercitati (con richiesta al Titolare ovvero con reclamo ai sensi dell'articolo 77 del GDPR) qualora ne possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità del Segnalante (v. articolo 2-undecies del Codice Privacy e articolo 23 del GDPR) e/o al perseguimento degli obiettivi di conformità alla normativa in materia di segnalazione di condotte illecite. In tali circostanze, l'esercizio dei diritti da parte della Persona Coinvolta (incluso il diritto di accesso) potrà essere esercitato, pertanto, nei limiti in cui la legge applicabile lo consente e successivamente ad un’analisi da parte degli organismi preposti, al fine di contemperare l’esigenza di tutela dei diritti degli individui con la necessità di contrasto e prevenzione delle violazioni delle regole di buona gestione societaria ovvero delle normative applicabili in materia. Nel caso in cui l'interessato sia il Segnalante, ha il diritto di ottenere dal titolare, nei casi previsti dal Regolamento, l’accesso ai dati personali, la rettifica, l’integrazione, la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento ovvero di opporsi al trattamento medesimo (artt. 15 e ss. del Regolamento). Modalità di Esercizio dei Diritti La richiesta potrà essere presentata, senza alcuna formalità, contattando direttamente il Gestore della Segnalazione attraverso l’apposita sezione sulla piattaforma di Whistleblowing, il quale attiverà la funzione deputata al fine di dar seguito alla richiesta del Segnalante. Diritto di Reclamo Gli interessati che ritengano che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento hanno, inoltre, il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, come previsto dall’art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).