GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE INTERNA

Il Presidente dell’Organismo di Vigilanza svolge le attività di seguito descritte.

a) Rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione.

b) Valuta la segnalazione al fine di verificarne l’ammissibilità tra i casi di Whistleblowing.

La segnalazione è considerata inammissibile per:

• manifesta mancanza di interesse all’integrità della Società;
• manifesta incompetenza sulle questioni segnalate;
• manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;
• accertato contenuto generico della segnalazione tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero segnalazione corredata da documentazione non appropriata o inconferente;
• produzione di sola documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite o irregolarità;
• mancanza dei dati che costituiscono elementi essenziali della segnalazione.
  Il Presidente dell’Organismo di Vigilanza, ricevuta la segnalazione, ove quanto denunciato non sia adeguatamente circostanziato, può chiedere al segnalante di integrarla, sempre attraverso la piattaforma web, o anche di persona, ove il segnalante acconsenta.
  In caso di inammissibilità, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza comunica l’esito della valutazione al segnalante e la segnalazione si considera “chiusa”.

c) Dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute, attivandosi per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate.
Non spetta al Presidente dell’Organismo di Vigilanza accertare le responsabilità individuali, qualunque natura esse abbiano, né svolgere controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati dalla Società oggetto di segnalazione, a pena di sconfinare nelle competenze dei soggetti a ciò preposti all’interno della Società ovvero della magistratura.
Per lo svolgimento dell’istruttoria, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza può avviare un dialogo con il segnalante, chiedendo allo stesso chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori, tramite la stessa piattaforma web o anche di persona. Ove necessario, può anche acquisire atti e documenti da altri uffici e può avvalersi del loro supporto, può coinvolgere terze persone, tramite audizioni e altre richieste, avendo sempre cura che non sia compromessa la tutela della riservatezza del segnalante, della persona coinvolta nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
Per svolgere l’attività di verifica e di analisi delle segnalazioni, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza può avvalersi di un gruppo di lavoro dedicato, composto da soggetti in possesso di competenze trasversali, da costituire mediante un atto formale di volta in volta costituito in ragione delle specifiche competenze richieste dall’attività istruttoria.
Nell’ipotesi in cui la segnalazione abbia rilevanza sul piano 231, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza chiede collaborazione all’Organismo di Vigilanza per lo svolgimento dell’istruttoria.
Nell’ipotesi in cui la segnalazione abbia rilevanza ai fini della norma UNI ISO 37001, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza procederà ad informare quanto prima la Funzione di Conformità per la Prevenzione della Corruzione che sarà coinvolta nell’attività istruttoria.

d) Fornisce riscontro alla segnalazione comunicando alla persona segnalante entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione – informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione.
Qualora, a seguito dell’attività svolta, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza ravvisi elementi di manifesta infondatezza della segnalazione, ne dispone l’archiviazione con adeguata motivazione.
Qualora, invece, ravvisi il fumus di fondatezza della segnalazione è opportuno si rivolga immediatamente agli organi preposti interni o enti/istituzioni esterne, ognuno secondo le proprie competenze, trasmettendo una relazione sulle risultanze istruttorie e le attività svolte e avendo sempre cura di tutelare la riservatezza dell’identità del segnalante.
Resta fermo che gli organi riceventi da quel momento agiranno in qualità di titolari del trattamento dei dati.