TUTELA DELLA RISERVATEZZA

Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione/elemento della segnalazione – inclusa la documentazione ad essa allegata – da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2016/679 e dell’articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al D.lgs. n. 196/2003.
Pertanto, il trattamento di tali elementi da parte del Presidente dell’Organismo di Vigilanza sarà improntato alla massima cautela, a cominciare dall’oscuramento dei dati qualora, per ragioni istruttorie, altri soggetti (interni o esterni) ne debbano essere messi a conoscenza. In questa ipotesi, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza non trasmette la segnalazione a tali soggetti, ma solo gli esiti delle verifiche eventualmente condotte, e presta la massima attenzione per evitare che dalle informazioni e dai fatti descritti si possa risalire all’identità del segnalante.
La violazione della riservatezza dell’identità del segnalante è fonte di responsabilità disciplinare sia per il Presidente dell’Organismo di Vigilanza sia per tutti gli altri soggetti che possano conoscere la segnalazione, con i dati e le informazioni in essa contenuti (gruppo di lavoro a supporto del Presidente dell’Organismo di Vigilanza).
In caso di successiva trasmissione della segnalazione alle Autorità competenti, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza deve evidenziare all’Autorità che si tratta di segnalazione pervenuta da un soggetto cui l’ordinamento riconosce la tutela rafforzata della riservatezza propria del whistleblowing, previa notifica al segnalante.

Nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale.

Nell’ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei conti, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria.

Nell’ambito del procedimento disciplinare attivato dalla Società contro il presunto autore della condotta segnalata, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.
Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.
In tal caso, è dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati, nonché nelle procedure di segnalazione interna ed esterna quando la rivelazione della identità della persona segnalante e delle informazioni da cui la stessa può evincersi è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

La Società, l’ANAC, nonché le autorità amministrative cui l’ANAC trasmette le segnalazioni esterne di loro competenza, tutelano l’identità delle persone coinvolte [persone fisiche o giuridiche menzionate nelle segnalazioni come persone alle quali le violazioni segnalate sono attribuite o come persone comunque implicate nelle violazioni] e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

La segnalazione è sottratta all’accesso previsto dagli articoli 22 e seguenti della L. n. 241/1990, nonché dagli articoli 5 e seguenti del D.lgs. n. 33/2013.

Nelle procedure di segnalazione interna ed esterna, la persona coinvolta può essere sentita, ovvero, su sua richiesta, è sentita, anche mediante procedimento cartolare attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti.